Warunki organizacyjne i techniczne

WARUNKI ORGANIZACYJNE I TECHNICZNE

1. Warunki dotyczące miejsca - warto sprawdzić:

a) wymiary sali - czy realizacja danego wydarzenia w ogóle jest możliwa? Przykłady pominięcia tego parametru:

- zamówiony zostaje znany zespół składający się z wielu muzyków i po rozłożeniu instrumentów okazuje się że nie ma w ogóle miejsca do tańczenia

- po wstawieniu podwyższenia (sceny) wykonawcy zachaczają głowami o sufit lub zamontowane lampy

- nie dochodzi do skutku występ rzucających butelkami barmanów bo nie ma możliwości przygotowania baru tak aby widzieli to goście, ewentualnie jest znowu za nisko

- zespół bez żadnego nagłośnienia robi perkusją tyle hałasu, że zamawiający zgadzają się aby grał jedynie DJ

- przestrzeń jest tak duża, że nie słychać zapowiedzi a nagłośnienie jest niedostosowane do wielkości obiektu powodując potężne echo

b) Posiadane dodatkowe miejsce i wyposażenie udostępniane osobom organizującym przyjęcie jak na przykład dodatkowa sala na garderobę, dodatkowa sala dla dzieci, udostępnienie sprzętu multimedialnego do prezentacji zdjęć, możliwość udostępnienia wyposażenia typu szkło, lód i dodatkowy serwis do obsługi zewnętrznego show barmana, etc.

c) Warunki do spełnienia przez organizatora przygotowane przez obiekt – godziny udostępnienia obiektu, możliwego montażu i demontażu dekoracji i techniki, informacje o np. otwarciu restauracji dla gości zewnętrznych (często w hotelach), braku możliwości przedłużenia przyjęcia (na przykład w hotelu ze względu na kolizję              z wydawanymi tam śniadaniami). Często wydaje się, że rezerwując dane miejsce organizatorzy otrzymują wszystko na wyłączność. Często tak jest ale są też sytuacje, że na przykład w danym miejscu odbywa się w dzień komunia po której sala jest przearanżowana na przyjęcie i powieszenie dekoracji weselnych w dniu przyjęcia nie jest możliwe bo nie było wcześniej takich ustaleń.

d) Warunki do spełnienia przez organizatora przygotowane przez zespołów lub dj-a – większość zawodowych zespołów lub dj-ów posiada swój tzw. rider techniczny oraz określa warunki organizacyjne. Jest to lista, którą należy spełnić angażując danego wykonawcę. Często warunki te wpisane są jako integralna część umowy. Nie zagłębiając się w szczegóły warunkami tymi są:

- zapewnienie odpowiedniego sprzętu łącznie z podaniem parametrów technicznych (nagłośnienie, oświetlenie, scena) jeżeli zespół nie zapewnia go w ramach umowy wraz z obsługą

-akomodacja – wyżywienie i ewentualne zakwaterowanie i przygotowanie garderoby

- czas koncertu, próby technicznej, montażu i demontażu

- inne specjalne oczekiwania – na przykład zapewnienie ochrony, wyposażenia garderoby (np. w duże lustro, wieszaki, wentylator), szczególne menu, itp.

e) Warunki dotyczące innych wykonawców

Nie wykraczają zazwyczaj poza wymagania zespołów jednak warto zwrócić uwagę na przywołany wcześniej przykład show barmańskiego, który wymaga sporego zaangażowania obiektu w dostarczenie szkła, lodu, dodatkowej obsługi oraz wydzielenia miejsca. Kolejnym przykładem są wydarzenia specjalne takie jak tancerze ognia i pokazy fajerwerków, które wymagają szczególnego bezpieczeństwa. Także wykonania show przez artystów którzy mając krótki występ około północy zazwyczaj nie przeprowadzają prób bo musieliby zrobić to wiele godzin wcześniej a potrzebują jedynie sprawnego mikrofonu bezprzewodowego.

Ważne jest aby pamiętać o pytaniach do wykonawców o ich wymagania organizacyjne.

Włodek Klepacki